En pratique

Utilisations spécifiques de BelRAI en Flandre

Comme prévu par le Décret relatif à la protection sociale flamande du 18 mai 2018,  le BelRAI Screener est utilisé depuis le 1er juin 2021 dans le secteur de l’aide et des soins aux familles et en vue de l’octroi du budget soins pour les personnes fortement dépendantes (« zorgbudget voor zwaar zorgbehoevenden » anciennement appelée « l’assurance-soins »).

Depuis juin 2022, le supplément social est utilisé au sein des services d'aide familiale et des services d'action sociale dans le cadre de la protection sociale flamande.

Le BelRAI LTCF (Long Term Care Facilities) est implémenté dans les maisons de repos (et de soins) depuis le 1er juin 2023.

L’implémentation du BelRAI HC (Home Care) est prévue pour janvier 2024.

Home care BelRAI

Le 1er juin 2023, la Flandre a introduit le BelRAI Home Care en tant qu'instrument d'évaluation multidisciplinaire globale dans les soins à domicile. Afin de préparer cette transition, un projet pilote a été mis en place sous la houlette du Consortium Vlaams IT Platform BelRAI (VIP BelRAI).

Ce projet pilote BelRAI Home Care visait à tester le BelRAI Home Care en conditions réelles dans la zone de soins de première ligne (ELZ) de Dender.

Pour plus d'informations sur l'utilisation de BelRAI en Flandre, voir ici

Utilisations spécifiques de BelRAI en Wallonie

Afin d’intégrer l’utilisation du screener BelRAI dans la mission des Centres de Coordination de Soins à Domicile (CCSD), le gouvernement wallon a publié, le 11 avril 2019, un arrêté modifiant le Code réglementaire wallon de l’Action sociale et de la Santé en ce qui concerne le financement des centres de coordination agréés.

Cet arrêté, dans son article 3, indique les critères de calcul pris en compte pour la liquidation de la partie variable de la subvention et stipule que« Pour la mission d’évaluation : chaque évaluation d’un nouveau bénéficiaire menée sur base du BelRAI Screener vaut pour une action (…) ».

Utilisations spécifiques de BelRAI en Communauté germanophone

En vertu du décret du 13 décembre 2016, la Dienststelle für Selbstbestimmtes Leben (Office de la Communauté germanophone pour une vie autodéterminée, DSL) utilise le screener BelRAI afin d’établir un plan de soutien (accompagnement) au profit des personnes âgées en maison de repos et de soins et l’octroi d’une aide financière.

Les personnes dépendantes, âgées ou non, qui souhaitent avoir recours à l'une des offres au niveau de ce décret ont besoin au préalable d'une attestation relative à l'attribution d'une catégorie de soins.

Plan soins intégrés

En octobre 2015, les ministres de la Santé publique des entités fédérées et de l'autorité fédérale ont approuvé un plan conjoint intitulé "Des soins intégrés pour une meilleure santé" en faveur des malades chroniques. L'objectif de ce plan est de faciliter l’implémentation des soins intégrés et pour ce faire 12 projets pilotes ont été lancés en 2018.

A présent, 11 partenariats soins intégrés (anciennement appelés projets pilotes) se poursuivent encore jusqu'au 31/12/2024.  Ces partenariats adoptent une approche novatrice de la prise en charge des patients, mettant l'accent sur la personne et son environnement. Les soins et l'aide sont envisagés de manière globale, en prenant en compte les différentes lignes de soins et en dépassant les structures traditionnelles de l'organisation des soins.

Pour les personnes vulnérables nécessitant une prise en charge impliquant plusieurs acteurs ou dans des situations de besoins de soins complexes, ces partenariats s'engagent à encourager les prestataires de soins à élaborer un plan de soins basé sur BelRAI. Ces plans sont élaborés en conformité avec les accords conclus avec le patient et entre les différents acteurs impliqués dans les activités du partenariat.

Pour une intégration réussie de BelRAI au sein de votre organisation, quelques ajustements organisationnels sont nécessaires. Voici quelques points à considérer :

• Assurez-vous que la direction soutient explicitement BelRAI et l'inclut dans la vision organisationnelle.
• Impliquez l'ensemble du personnel dans le projet BelRAI pour garantir un soutien général. Les prestataires de soins suivent une formation de base, mais d'autres membres du personnel peuvent être informés par des sessions d'introduction à BelRAI.
• Informez les personnes dépendantes des soins et leurs proches grâce à des supports tels qu'une brochure d'information.
• Évaluez quels documents peuvent être remplacés par BelRAI pour éviter les doublons d'enregistrement.
• Intégrez BelRAI comme méthodologie dans l'ensemble du processus de soins, utilisant BelRAI comme base pour la concertation interdisciplinaire et le plan de soutien et de soins.
• Assurez-vous que le matériel, les logiciels et la connexion internet sont adéquats et fonctionnent correctement.
• Initiez le processus de manière progressive.

La gestion du changement nécessite du temps et de l'énergie. Il est recommandé de débuter ce processus en amont, idéalement avant le début de la formation de base des prestataires de soins, afin qu'ils puissent commencer à utiliser BelRAI dès la fin de leur formation.

Pour utiliser BelRAI correctement et avec la bonne vision, une formation est essentielle et permet d’assurer une compréhension uniforme des outils.

Les autorités ont adopté l'approche "train-the-trainer". Des experts BelRAI formeront des formateurs certifiés qui, à leur tour, instruiront les prestataires de soins sur le terrain en tant qu'utilisateurs BelRAI.

Les personnes qui ne souhaitent pas (encore) devenir formateur ou utilisateur BelRAI, mais qui veulent en savoir plus sur BelRAI, peuvent assister à une séance d’introduction à BelRAI.

Les conditions pour devenir formateur certifié BelRAI et/ou utilisateur BelRAI sont détaillées ci-dessous :

Pour devenir formateur certifié BelRAI, il est nécessaire de suivre la formation de base BelRAI Train-the-trainer (TTT), organisée par des experts de l’équipe fédérale BelRAI. Les Communautés et Régions peuvent aussi organiser ce type de formation, en coordination avec l’équipe fédérale BelRAI.

Une formation de base BelRAI TTT dure 3 jours complets et 4 demi-jours. Outre les jours de formation, il sera également demandé de réaliser des devoirs. À la fin de la formation, les participants seront évalués au moyen d’un test en ligne. Le tableau ci-dessous indique le déroulement de la formation de base BelRAI TTT.

Pour obtenir le certificat de formateur BelRAI, le participant doit répondre aux conditions suivantes :

• le participant a suivi la totalité de la formation de base TTT (en cas de situation exceptionnelle, il est permis de manquer au maximum 1 jour de rappel) ;
• le participant a réussi l’évaluation certificative. Celle-ci consiste en un formulaire électronique, un lien pour le compléter est envoyé aux participants qui disposent de 14 jours pour le compléter et le renvoyer ;
• le participant a signé la convention de « Formateur BelRAI » ;
• le participant a donné son accord pour que ses données administratives soient stockées dans la base de données des formateurs BelRAI des pouvoirs publics (il n'y a pas d'obligation de publier vos données).

La validité du certificat de formateur BelRAI est de 3 ans à dater de sa réception par le participant. Elle est ensuite prolongée par période de 3 ans si les conditions suivantes sont remplies :

• durant les trois premières années, le formateur assiste à au moins une journée de rappel pour formateurs certifiés. À partir de la quatrième année, il assiste à au moins une journée de ce type tous les 3 ans ;
• le formateur démontre qu’il a donné au moins 8 heures de formations ou d’intervisions BelRAI sur base annuelle. Tant les formations/intervisions au sein de l'organisation que les formations/intervisions en dehors de l'organisation entrent en ligne de compte.

Ce portail regroupe l'ensemble du matériel pédagogique essentiel dont le formateur a besoin pour former les utilisateurs BelRAI. Vous pouvez accéder à ce SharePoint via le lien suivant.

Formations de base Train the trainer

Pour devenir formateur certifié BelRAI, il faut s’inscrire dans l’une des formations de base TTT suivantes. Le nombre maximal de participants par session est fixé à 15 et le minimum à 10. Ces formations BelRAI Train-the-trainer sont gratuites.

BelRAI TTT axé sur les soins chroniques et les soins aux personnes âgées

Cette formation de base TTT met l’accent sur l’utilisation du Screener BelRAI, le Supplément social, le BelRAI Home Care et le BelRAI Long Term Care Facilities. Si le participant obtient son certificat après cette formation, il peut former des dispensateurs de soins à l’utilisation de ces instruments.

Les participants intéressés peuvent s’inscrire sur la liste d’attente via le lien suivant. Dès que de nouvelles dates de formation seront connues, les intéressés recevront un e-mail avec les liens d'inscription nécessaires : Liste d'attente BelRAI TTT

BelRAI TTT axé sur les soins de santé mentale

Cette formation de base TTT met l’accent sur l’utilisation du BelRAI Comunity Mental Health et du BelRAI Mental Health. Si le formateur obtient son certificat après cette formation, il peut former des dispensateurs de soins à l’utilisation de ces instruments.

Ces formations ne sont pas encore organisées pour l’instant.

BelRAI TTT axé sur les soins hospitaliers

Cette formation de base TTT met l’accent sur l’utilisation des instruments BelRAI Acute Care. Si le formateur obtient son certificat après cette formation, il peut former des dispensateurs de soins à l’utilisation de ces instruments.

Ces formations ne sont pas encore organisées pour l’instant.

Train-the-Trainer module supplémentaire

Outre les formations de base BelRAI Train-the-trainer (TTT), des modules TTT sont également dispensés. Ils ne sont accessibles qu’aux formateur BelRAI certifiés.

Suivre un module TTT permet de découvrir un instrument complets autre que les BelRAI HC et LTCF, au terme du module un certificat complémentaire est obtenu.

Un module TTT est également valable comme journée de rappel pour les formateurs certifiés (voir les conditions de conservation du certificat de formateur BelRAI).

Il n’existe actuellement qu’un seul module TTT, il est dédié au BelRAI Palliative Care.

Module TTT Palliative Care

Ce module met l’accent sur l’utilisation du Palliative screener et de l’instrument BelRAI Palliative Care (PC). Il s’attarde sur les points communs entre le BelRAI PC, d’une part, et le BelRAI Home Care et le BelRAI Long Term Care Facilities, d’autre part, ainsi que sur les spécificités du BelRAI PC. Pour préparer ce module, les participant reçoivent un cas écrit et doivent transmettre un BelRAI PC complété. Durant cette journée de formation, les participants continuent à travailler sur le même cas. Cette formation TTT dure une journée. Après avoir suivi ce module, le formateur BelRAI obtient un certificat supplémentaire de formateur BelRAI PC.

Les participants intéressés peuvent s’inscrire sur la liste d’attente via le lien suivant : Liste d'attente trainer BelRAI PC. Dès que de nouvelles dates de formation seront connues, les intéressés recevront un e-mail avec les liens d'inscription nécessaires

Chaque dispensateur de soins qui effectue des évaluations BelRAI et utilise BelRAI pour la planification des soins suit d'abord une formation de base BelRAI. Une formation de base BelRAI pour utilisateurs répond aux conditions minimales suivantes :

• la formation est donnée par un ou plusieurs formateurs BelRAI certifiés (voir liste des formateurs BelRAI certifiés que vous pouvez contacter : Liste du 17/04/2024) ;
• la formation contient au minimum les thèmes suivants :
  • introduction au BelRAI ;
  • apprendre à compléter les items BelRAI ;
  • types de résultats BelRAI et comment ils permettent d’étayer un plan de soins individuel ;
  • recommandations pour implémenter BelRAI dans son institution ;
• le groupe de formation compte au maximum 15 participants pour que l’interaction soit possible ;
• la formation dure au minimum 3 jours, dont 2 jours de formation et 1 jour d’intervision (scindé en 2 demi-jours) ;
• après la formation, les utilisateurs peuvent s’adresser directement au formateur pour toutes sortes de questions pendant au moins six mois

Au terme d’une formation de base BelRAI, une attestation est remise aux participants l’ayant suivi en intégralité. La liste des participants est transmise par le formateur à l’autorité fédérale afin d’alimenter une base de données. Ces données ne seront pas diffusées ultérieurement et ne servent qu'à obtenir une vue d'ensemble des utilisateurs BelRAI ayant suivi une formation. Elles peuvent à tout moment être modifiées ou supprimées à la demande de l’utilisateur.

Les données recueillies sont : les nom, prénom et fonction ainsi qu’un numéro d’identification unique. Ce numéro d’identification unique est attribué à chaque participant par son formateur. Il figure sur le certificat de formation. Il est également demandé d’indiquer le numéro de registre national sur le certificat de formation. Le numéro de registre national n’est PAS conservé dans la banque de données centrale des pouvoirs publics. 

L’organisation concrète et les aspects financiers font l’objet d’un accord entre les formateurs BelRAI et les participants. Cela ne relève pas de la responsabilité du SPF Santé publique.

L'autorité fédérale organise régulièrement des sessions d’introduction en ligne de 2 heures et demi pour présenter BelRAI. Les intéressés peuvent s'inscrire sur la liste d'attente via le lien suivant.

Dès que de nouvelles dates seront connues, les intéressés recevront un e-mail avec les liens d'inscription nécessaires.

En plus de ces sessions en ligne, l'autorité fédérale organise des introductions à BelRAI en collaboration avec les organisations. Les personnes intéressées à organiser une introduction à BelRAI peuvent envoyer un e-mail à belrai@health.fgov.be. L'équipe BelRAI prendra contact pour organiser des rendez-vous personnalisés.

BelRAI s’inscrit dans le champ plus large de « l’eSanté » qui organise et structure l’échange électronique de données de santé entre professionnels et avec le patient. Dans ce contexte, toute une série de mesures de protection de la vie privée et de sécurité de l’information ont été mises en œuvre de manière à éviter les risques d’utilisation abusive de données personnelles de santé.

Ces mesures doivent permettre d’offrir les garanties nécessaires en matière de sécurité de l’information et de vie privée conformément au règlement général sur la protection des données (RGPD) ont été mises en place. Ces garanties sont intégrées dans l’architecture de BelRAI.

Le consentement éclairé du patient

Le partage électronique de données clients entre prestataires de soins avec lesquels le client a une relation thérapeutique nécessite le consentement éclairé eHealth : le patient doit explicitement avoir donné son accord pour que ses données de santé soient partagées entre les professionnels qui le soignent. Ce type de consentement concerne tout partage d’information entre ces professionnels et n’est pas spécifique à l’utilisation de BelRAI. Toutefois, l’application BelRAI consultera systématiquement l’existence d’un tel consentement avant de donner à un professionnel accès à des données contenue dans la base de données centrale.

La relation thérapeutique ou relation de soins

Le partage des données de santé, et donc la consultation des données de la base de données BelRAI, nécessite une vérification préalable de l'existence d'une relation thérapeutique ou de soins entre le prestataire de soins (ou d’aide) ou l’organisation qui consulte les données et le patient. L’existence d’une telle relation doit être enregistrée dans une base de données centrale (TherLink) avant de pouvoir consulter les informations relatives à un patient dans la base de données de BelRAI

Le principe de proportionnalité

L’existence d’un consentement du patient au partage de ses donnée et d’une relation thérapeutique ne suffit pas pour qu’un professionnel de santé aille consulter les informations contenues dans la base de données de BelRAI. Tout professionnel qui consulte les données d’un patient doit à tout moment pouvoir justifier qu’il avait besoin de cette information pour dispenser des soins de qualité à son patient (Loi relative à la qualité de la pratique des soins de santé du 22 avril 2019).

Le Circle of Trust

Les organisations figurant dans la base de données CoBHRA peuvent implémenter les instruments de BelRAI dans leur logiciel interne et utiliser le service web BelRAI pour se connecter à la base de données centrale dans la mesure où elles sont reconnues comme "Circle of Trust - COT".

La plateforme eHealth a établi des règles définissant les critères d'application d'un circle of trust pour les organisations concernées dans le cadre de l'échange de données de santé.

Un Circle of Trust garantit que seules les organisations ayant une politique de sécurité stricte et respectant toutes les règles prévues par le règlement européen sur la protection des données (RGPD)  peuvent échanger des données de santé sur la plateforme e-Health et pourront utiliser le service web BelRAI 2.0.

L’architecture de BelRAI 2.0 est composée de différents éléments :

Une base de données BelRAI centrale

Tous les instruments et screeners BelRAI remplis sont collectés dans la base de données BelRAI centrale (données pour toute la Belgique). De plus, les résultats BelRAI (échelles de soins et CAP pour les instruments étendus et les résultats des screeners) sont calculés par le serveur BelRAI central et conservés dans la base de données centrale.  La base de données centrale BelRAI est donc la source authentique des évaluations BelRAI, échelles, CAP et autres résultats provenant des évaluations.

L’application web BelRAI

L’application web BelRAI est le logiciel gratuit, soutenu par l’autorité fédérale, qui offre la possibilité aux dispensateurs de soins individuels d’utiliser le BelRAI.  Il s’agit d’une application en ligne, pour laquelle il est donc indispensable de disposer d’une connexion internet et une carte d’identité électronique (ou ItsMe).

Un service web BelRAI

Le service web BelRAI a été développé pour permettre aux logiciels développés par des tiers et contenant des instruments d’évaluation BelRAI et/ou screeners, puissent interagir avec la base de données centrale BelRAI. 

À l’aide du service web, il est possible de télécharger et de lire des évaluations et résultats existants, et des évaluations remplies via un logiciel tiers peuvent être transmises à la base de données centrale BelRAI.

Une application mobile BelRAI screener

En utilisant l’application BelRAI mobile, les dispensateurs de soins individuels peuvent remplir un BelRAI-screener sur leurs appareils mobiles (smartphone, tablette, etc.) sans qu’une connexion à l’internet soit nécessaire. Les évaluations remplies via le BelRAI mobile sont synchronisées avec la base de données centrale dans une deuxième phase, dès qu’il y a une connexion à l’internet.

Datawarehouse BelRAI

Un datawarehouse BelRAI a été mis en place depuis janvier 2020. Les données des évaluations BelRAI y sont stockées anonymement. L’objectif est de rendre accessible ce datawarehouse à tous ceux qui souhaitent réaliser des études à partir des données issues des évaluations BelRAI et ce afin de soutenir la qualité des soins, la politique de santé, ainsi que la recherche scientifique et épidémiologique. Les informations suivantes sont disponibles dans le datawarehouse BelRAI : les contenus des questionnaires BelRAI anonymisées, le résultat anonymisé de chaque évaluation BelRAI, la profession du prestataire qui a réalisé l’évaluation, l’âge du patient, le code postal du patient.

Le datawarehouse BelRAI est géré par Sciensano (Healthdata). À moyen terme, les données qui se trouvent dans le datawarehouse seront disponibles en ligne, sur la plateforme healthstat.be, à partir de laquelle il sera possible de réaliser un certain nombre de requête sur les données BelRAI. Des extractions des données du datawarehouse BelRAI peuvent être demandées auprès de l’équipe BelRAI, via l’adresse mail : belrai@health.fgov.be. Etant donné que les données du datawarehouse BelRAI sont anonymisées, aucune extraction ne peut être faite sur la base d'une sélection de patients individuels.

Le CMS BelRAI

Un système de gestion de contenu (CMS)  conçu pour BelRAI a été implémenté dans le but de centraliser et faciliter la gestion des instruments BelRAI.. Le CMS BelRAI offre une solution complète pour créer, gérer et mettre à jour les instruments BelRAI, les CAPs, les échelles de soins et les documentations associées

Le processus de référencement dans le méta-hub s'opère via eHealth, où le répertoire de références informe les prestataires de soins de la disponibilité d'informations sur un patient au sein d'un réseau local ou régional appelé "hub". Le Metahub ne stocke aucune donnée médicale spécifique d'un patient. En Belgique, cinq plateformes sont en place : le Réseau Santé Wallon (RSW), la Plateforme de soins collaboratifs (CoZo), le Réseau hospitalier flamand KU Leuven (VznKUL), le Réseau Santé Abrumet de Bruxelles, et la Plateforme régionale d'Anvers (ARH).

Dans le cadre de BelRAI, les références des évaluations des patients sont automatiquement publiées dans le Metahub dès la soumission de l'évaluation dans BelRAI. Les prestataires de soins peuvent ainsi consulter les résultats des évaluations BelRAI de leurs patients au format PDF via un logiciel connecté aux HuBs.

Il existe deux modes d’intégration de BelRAI à des logiciels tiers :

L’intégration complète

L’intégration complète implique l’utilisation du webservice BelRAI 2.0 afin d’implémenter un ou plusieurs instruments d’évaluation BelRAI dans le logiciel tiers. L’intégration complète devra être effectuée conformément aux dispositions du cookbook BelRAI 2.0 et le logiciel devra être homologué avant de pouvoir se connecter avec la base de données centrale de BelRAI.

L’intégration partielle

L’intégration partielle implique l’utilisation du webservice BelRAI 2.0 pour la consultation afin d’implémenter uniquement la possibilité de consulter les résultats des évaluations BelRAI sur un logiciel tiers. L’intégration partielle devra être effectué conformément aux dispositions du Cookbook BelRAI pour consulter les résultats des évaluations BelRAI . Ce mode d’intégration est destiné aux organisations qui ne souhaitent pas implémenter les instruments d’évaluation BelRAI dans leur logiciel mais qui souhaitent uniquement permettre à leurs utilisateurs de consulter les résultats des évaluations BelRAI.

Pour le moment l’intégration partielle ne concerne que les logiciels qui sont au préalable enregistrés et homologués par la plateforme eHealth.

Ces conditions d’utilisation générales pour les développeurs de logiciels régissent les modalités d’utilisation de la documentation technique liée aux différents instruments BelRAI.

Afin de pouvoir utiliser la documentation technique, le développeur de logiciels devra donner par écrit et au préalable son accord sur toutes les conditions qui figurent dans ce document et cela sans aucune réserve.

Les conditions d'utilisation pour les intégrateurs de logiciel sont disponibles ici : Conditions d’utilisation avant la mise en production d’un système de gestion des évaluations BelRAI

Il existe deux types d’homologation :

L’homologation dans le cadre d’une intégration complète

Le développeur de logiciel qui a implémenté un ou plusieurs instrument(s) BelRAI dans son logiciel devra faire homologuer son logiciel afin de pouvoir utiliser les produits BelRAI via son logiciel.

L’homologation dans le cadre d’une intégration complète vise à contrôler la conformité  de l’implémentation des instruments BelRAI et de l’utilisation du webservice BelRAI 2.0 par un logiciel tiers et ce après voir évaluer que ce logiciel ne présente aucun risque pour la sécurité de l’information et la protection des données.

L’homologation dans le cadre d’une intégration partielle

Le développeur de logiciel qui souhaite implémenter la possibilité de consulter les résultats des évaluations BelRAI dans son logiciel pour ses utilisateurs devra faire homologuer son logiciel afin de pouvoir utiliser les produits BelRAI via son logiciel.

Etant donné que l’intégration partielle ne concerne que les logiciels qui sont enregistrés et homologués par la plateforme eHealth, les critères d’homologation dans le cadre d’une intégration partielle incluent au minimum les critères fixés par la plateforme eHealh concernant BelRAI dans le cadre de leur homologation par eHealth.